Неправильное хранение документов – это двойная потеря денег. Первый деньги тратятся при длительном поиске необходимого документа, второй раз – когда документ безвозвратно утерян в случае кражи или потери.
Решить проблемы позволяет группа продукции под общим названием – шкафы металлические для документов (архивные, для архивов). Предлагаются различные конструкции металлических шкафов для документов, обеспечивающие надежное и удобное хранение, правильно подобранные металлические шкафы бухгалтерские обеспечат быструю архивацию и поиск необходимого документа. Эстетичный внешний вид канцелярских металлических шкафов позволяет эксплуатировать не только в архивных помещениях, но в престижных офисах.
Особое место занимают шкафы металлические усиленной конструкции. Одни из самых мощных металлических шкафов в данном классе, которые имеют высокую распределенную грузоподъмность полок, что позволяет изпользовать их для архива (по паспорту нагрузка не ограничена при условии эксплуатации металлических шкафов по назначению). Все шкафы комплектуются оригинальным узлом крепления, который позволяет устанавливать их друг на друга, с получением оптимальной для пользователя конфигурации.
Отдельным разделом представлены шкафы файловы картотечные. Предназначены для хранения и архивации документов форма А4, трудовых книжек и карточек формата А5/А6. В широком ассортименте представлены шкафы файловый картотечные комбинированные, где одновременно можно хранить документы различных форматов. Широкий ассортимент шкафов дополняют шкафы модели VALBERG FRF, которые являются огнестойкими и осбенно актуальны для хранения важных и ценных документов.
Абонентские шкафы (шкафы кассиров, почтовые ящики) широко применяются в банках и отделениях банков для хранения платежных документов, в поштовых отделениях и подъездах жилых домов - для раскладывания корреспонденции.
Огнестойкие (пожаростойкие) шкафы, огнестойкие файловые шкафы предназначены для обеспечения сохранности документов и ценностей в случае возникновения пожара. Огнестойкость - класс 30Б (30 мин.) Открывание дверей на 180 градусов. Трехсторонняя система запирания. Поставляются как с ключевыми, так и с электронными кодовыми замками.
Шкафы металлические комбинированные – трансформеры. Уникальным сочетанием удобства пользования документами, размещенными в подвесных файловых папках и папках-накопителях. Металлические шкафы комбинированные комплектуются полками, картотеками и так далее по желанию Заказчика
Магазин шкафов в Киеве. Шкафы металлические можно купить по адресу г. Киев, ул. Дяченко, 20-Б, ТОВ БАНКСПЕЦЗАХИСТ, т. (044)5762434. Доставка сейфов по Киеву и Украине.
Металлические шкафы для документов
Эпиграф:
«Пусть книжный червь - жилец резного шкафа
- В поэзии узоры прогрызет,
Но, уважая вкус владельца-графа,
Пусть пощадит тисненый переплет!».
Первое знакомство
Шкафы металлические для документов, шкафы архивные, шкафы канцелярские – как только их не называют. Интернет пестрит рекламой этих изделий. Но когда доходит до необходимости выбрать конкретную модель, многие сталкиваются с отсутствием алгоритма. Всегда легче принимать решение, если есть четкие требования нормативной базы к конструкции изделий и правилам их эксплуатации.
Нормативная база по применению шкафов для документов
В настоящее время в Украине отсутствует общегосударственная нормативная база (кроме архивов), которая определяет правила хранения документов. Некоторые министерства разработали свои ведомственные требования. Например, Министерство Юстиции издало Приказ №1000/5 от 18.06.2015 «Про затвердження правил діловодства…», а Положение №88 Министерства Финансов Украины определяет порядок хранению первичных бухгалтерских документов. В обоих случаях информация по интересующей нас теме ограничивается требованием, что до передачи в архив предприятия, документы должны храниться в вертикальном положении в шкафах, которые закрываются, а бланки строгой отчетности – в сейфах, металлических шкафах или специализированных помещениях, которые обеспечивают их сохранность. При этом, не смотря на расплывчатость требований, ответственность за сохранность документов возлагается на руководителя подразделения (предприятия).
Совершенно очевидно, что нормативная база Минфина и Минюста имеет ведомственный, а не общегосударственный характер.
Из изложенного выше следуют простые выводы – общегосударственные требования к хранению документов за пределами архивов отсутствуют, а ответственность за утерю - есть. Поэтому лучшее, что может сделать каждое предприятие – разработать свое собственное положение по охранению документов и утвердить его приказом руководителя. Для того, чтобы выполнить эту работу правильно, постараемся вместе разобраться с особенностями конструкций шкафов и их техническими характеристиками. Начнем с классификации изделий.
Классификация шкафов для документов.
1. Исходя из противопожарных характеристик, шкафы для документов можно условно разделить на три группы:
- шкафы изготовленные из материалов, которые поддерживают горение (ДСП, МДФ)
- шкафы из материалов не поддерживающих горение (шкафы металлические)
- шкафы огнестойкие (в случае пожара обеспечивают регламентированный промежуток времени в течении которого температура внутри шкафа не превышает граничного значения (для бумаги – 170 градусов по Цельсию).
По нашему опыту большинство предприятий для хранения бумажных документов выбирают последние две группы из выше приведенной классификации. Использование шкафов изготовленных из материалов, поддерживающих горение, создает дополнительные риски и усугубляет ответственность руководителя.
Между металлическими и огнестойкими шкафами существует очень серьезное отличие – первые не горят сами (иногда их называют огнеупорными) и этот факт не требует каких либо подтверждений, вторые сохраняют содержимое от опасных факторов пожара и это может быть подтверждено только результатами соответствующих испытаний. Рассмотрим этот тезис более подробно:
-металлические шкафы для документов, независимо от их взломостойких характеристик, являются огнеупорными. Для их изготовления часто используется листовая сталь толщиной 0,5 – 0,8 мм. В этом случае они получаются легкими и не дорогими.
-огнестойкие шкафы, для подтверждения своих характеристик, обязательно проходят ряд испытаний. В том числе - их нагревают по температурному графику пожара и определяют в течении какого времени температура в середине шкафа не превысит порогового значения для повреждения содержимого (для бумаги это 170 градусов Цельсия). По результатам испытаний им присваивается определенный класс огнестойкости. Эта информация обязательно указывается в паспорте, на маркировочной табличке изделия и в сертификате соответствия (декларации производителя). В Украине порядок испытаний и присвоения классов огнестойкости металлическим шкафам регламентируется Европейским Стандартом EN 15659 «Засоби безпечного зберігання. Класифікація та методи випробування на вогнетривкість. Засоби з обмеженою вогнезахисною здатністю для безпечного зберігання паперів).
2. Исходя из взломостойких характеристик, металлические шкафы для документов можно разделить на две группы: - металлические шкафы без регламентированных взломостойких свойств (самые дешевые) - взломостойкие металлические шкафы.
Взломостойкие шкафы, для подтверждения своих характеристик, обязательно проходят ряд испытаний, по результатам которых им присваивается класс S1 или S2. Эта информация обязательно указывается в паспорте, на маркировочной табличке изделия и в сертификате соответствия (декларации производителя). В Украине порядок испытаний и присвоения классов взломостойкости металлическим шкафам регламентируется Европейским Стандартом EN 14450:2019 «Засоби безпечного зберігання. Вимоги, класифікація та методи випробування на тривкість до зламування. Шафи для безпечного зберігання».
3. Шкафы огне-взломостойкие. Одновременно объединяют в себе характеристики огнестойких и взломостойких шкафов. Должны удовлетворять требованиям изложенным в пунктах 1 и 2.
4. Исходя из специфических особенностей конструкции, определяющих удобство использования для конкретных условий эксплуатации металлические шкафы для документов можно разделить: по конструкции дверей:
- шкафы металлические с распашными дверями
- шкафы металлические с раздвижными и роллетными дверями
- шкафы металлические с выдвижными ящиками по количеству секций:
- односекционные металлические шкафы
- многосекционные металлические шкафы по способу сборки:
- сборно-разборные (удобно перевозить)
- цельносварные (более мощные)
по способу хранения документов:
- на полках
- в подвесных файловых папках
О последнем типе канцелярских металлических шкафов требуется сказать отдельно. Их еще называют файловыми или картотечными шкафами. Чаще всего они состоят из нескольких (от 2 до 7) выдвижных ящиков, которые запираются одним центральным замком. Размер выдвижных ящиков может быть разным – от самых маленьких для документов формата А5 – А6 (в т. ч. применяются для хранения трудовых книжек), до самых больших - формата А0 (их еще называют мапперы). Чаще всего используются файловые картотеки формата А4.
Отдельным очень важным вариантом файловых шкафов являются огнестойкие картотеки.
Хранение документов в подвесных файловых папках сильно экономит потери времени на поиск необходимых документов. К файловым папкам прикрепляются пластиковые каталогизаторы. Они располагаются со смещением друг относительно друга, поэтому любой документ находится с одного взгляда.
Как не ошибиться при покупке металлической шкафов
Не зависимо от места применения – офис предприятия, банк, нотариальная или адвокатская конторы, первым и наиболее важным моментом при выборе является соответствие металлических шкафов своему назначению и безопасность их использования. Если конкретная организация относится к сфере действия ведомственной нормативной базы по хранению документов, то в первую очередь необходимо свой выбор строить на основании ее требований. Во всех других случаях можно обратиться к приведенной выше классификации металлических шкафов и, основываясь на ней, приобрести необходимый товар.
На что еще надо обратить внимание? Конечно на соответствие металлической мебели санитарно-гигиеническим требованиям для своих условий эксплуатации. Поверхность этих изделий должна быть стойкой к мытью, воздействию дневного света и легко очищаться от пыли. В полной мере этим требованиям отвечает полимерное порошковое покрытие. Порошковое полимерное покрытие - очень распространённый способ декоративной отделки металлической мебели всех назначений – медицинской, офисной, банковской и т. д., который пришел на смену традиционному лакокрасочному покрытию и существенно превзошел его в основных потребительских свойствах – гигиеничности, стойкости к механическим повреждениям, эстетичности, экономичности. Полимерный порошок наносится на металлическую поверхность в электростатическом поле с помощью специального оборудования и слегка пристает к ней. После этого изделие помещается в камеру, где при высокой температуре (около 200 ° С) происходит спекание порошка с поверхностью металла с образованием очень прочной пленки. Качество получаемого покрытия сильно зависит от способа подготовки металла к нанесению покрытия – металл должен быть очищен от любых признаков коррозии, обезжирен и, очень важно, - фосфатирован. Процесс фосфатирования - это химический процесс, в результате которого на стали образуется фосфатная пленка, которая служит антикоррозионным основанием для дальнейшего порошкового покрытия. Такая технологическая цепочка под силу только мощным предприятиям, например, торговой марки Практик, HILFE и VALBERG.. Именно поэтому, металлическая мебель в их исполнении занесена в «Реєстр осіб відповідальних за введення медичних виробів, активних медичних виробів, які імплантують, та медичних виробів для діагностики in vitro в обіг» Державної служби України з лікарських засобів та контролю за наркотиками».
Особенности конструкции металлических шкафов для документов
Остальные конструктивные особенности медицинской мебели, на которые стоит обратить внимание перед приобретением такие же, как для других видов металлической мебели:
- жесткость конструкции;
- легкость сборки без специального инструмента;
- соответствие конструкции металлических шкафов месту и способу эксплуатации;
- оптимальная грузоподъемность;
- соответствующий тип замков.
Типы применяемых замков
Наиболее распространенным типом применяемых замков для запирания металлических шкафов являются ключевые замки. Обычно они не имеют высокой секретности, но по принципу разумной достаточности, обеспечивают контроль доступа к содержимому. Исключением из этого правила могут служить взломостойкие шкафы, на которых устанавливаются замки высокой секретности, соответствующие требованиям стандарта EN 1300 .
Исходя из удобства эксплуатации в конкретных условиях, на металлических шкафах могут быть установлены механические кодовые замки, электронные кодовые замки или биометрические. Естественно, это удорожает изделие.
Замки могут запирать металлический шкаф с помощью собственного запорного органа или блокировать независимую ригельную систему.
Металлические шкафы и сейфы для бланков строгой отчетности
Особое внимание следует посвятить вопросу сейфов и металлических шкафов для бланков строгой отчетности. Частично этот вопрос уже освещен на ранее, но учитывая его важность, рассмотрим более подробно. Взломостойкость - это не тот параметр, который можно определить на глаз. Ни толщина стенок, ни диаметр ригелей запорных механизмов не могут однозначно сказать о защитных характеристиках изделия. Есть только один способ их объективно определить – провести испытания взломом и подтвердить их результаты сертификатом соответствия.
На сегодняшний день в Украине действуют два Европейских стандарта взломостойкости:
- EN 1143-1:2019 «Засоби безпечного зберігання. Сховища, двері сховищ, сейфи та АТМ сейфи. Вимоги, класифікація та методи випробування на тривкість до зламування.»
- EN 14450:2019 «Засоби безпечного зберігання. Вимоги, класифікація та методи випробування на тривкість до зламування. Шафи для безпечного зберігання.»
Первый стандарт определяет требования к испытаниям сейфов, второй – к шкафам. По результатам испытаний изделиям присваивается соответствующий класс взломостойкости. Чем выше класс, тем выше защитные характеристики. Желающие более подробно ознакомиться как проходят испытания, какие применяются инструменты для взлома, сколько времени надо потратить, чтобы взломать сейф или металлический шкаф и т. д. могут перейти по ссылке на статью «Как выбрать сейф? Выбираем сейф вместе». Сейчас же важно запомнить главное для покупателя – сертифицированные взломостойкие сейфы и металлические шкафы обязательно имеют маркировочную табличку (обычно на внутренней стороне двери), на которой указывается производитель, класс изделия, стандарт по которому проводились испытания и дата производства. Прекрасным примером качественной продукции данного назначения могут служить произведенные в Болгарии металлические шкафы и сейфы VALBERG.
Хранение электронных носителей информации
Для хранения электронных носителей информации применяют сейфы (шкафы), которые защищают одновременно от трех видов воздействия – взлома, высоких температур при пожаре и электро-магнитных излучений. Противодействия взлому и высокой температуре при пожаре уже рассмотрены в данной статье. К отличиям следует отнестито, что требования к классу огнестойкости шкафов для хранения электронных носителей информации существенно выше, чем для хранения бумажных документов – в случае пожара температура в середине шкафа не должна превысить 70 градусов Цельсия.
Защита от электро - магнитного излучения подразумевает превращение шкафа в клетку Фарадея – замкнутую металлическую токопроводящую оболочку. Для создания такого контура применяются металлизированные уплотнения, обеспечивающие низковольтовый контакт между корпусом шкафа и дверями. Коэффициент ослабления электромагнитного поля в заданном диапазоне частот определяется путем испытания каждого изделия перед его отгрузкой. Результаты испытаний записываются в паспорт, к которому прилагается протокол испытаний. Данной сложной теме посвящена отдельная статья (переход по ссылке - Экранированные сейфы). Сейчас ограничимся просто упоминанием о самом факте существования шкафов для хранения электронных носителей информации. Это дорогостоящие изделия. Но, как говорится - они стоят своих денег.
Выводы
Наиболее надежным решением для хранения бумажных документов являются огне- и взломостойкие шкафы. Однако, если бюджет не позволяет приобрести изделие с испытанными защитными характеристиками, недорогой металлический шкаф для документов намного лучше справится с поставленной задачей, чем шкафы из ДСП или МДФ.
Автор:
Генеральный директор ТОВ "БАНКСПЕЦЗАХИСТ"
Фридлянд Сергей Михайлович