Епіграф: можна без шкоди кидати гроші на вітер, якщо він - у Вашу сторону.
Неправильне зберігання документів - це подвійна втрата грошей. Перший гроші витрачаються при тривалому пошуку необхідного документа, другий раз - коли документ остаточно втрачений у випадку крадіжки або втрати.
Вирішити проблеми дозволяє група продукції під загальною назвою - шафи металеві для документів (архівні, для архівів). Пропонуються різні конструкції металевих шаф для документів, що забезпечують надійне і зручне зберігання, правильно підібрані металеві шафи бухгалтерські забезпечать швидке архівацію і пошук необхідного документа. Естетичний зовнішній вигляд канцелярських металевих шаф дозволяє експлуатувати не тільки в архівних приміщеннях, але в престижних офісах.
Особливе місце займають шафи металеві посиленої конструкції. Одні з найбільш потужних металевих шаф в даному класі, які мають високу розподілену вантажопідйомність полиць, що дозволяє використовувати їх для архіву (за паспортом навантаження не обмежена за умови експлуатації металевих шаф за призначенням). Всі шафи комплектуються оригінальним вузлом кріплення, що дозволяє встановлювати їх один на одного, з отриманням оптимальною для користувача настройки.
Окремим розділом подано шафи файлові картотечні. Призначені для зберігання і резервного копіювання документів форма А4, трудових книжок і карток формату А5/А6. У широкому асортименті представлені шафи файловий картотечні комбіновані, де одночасно можна зберігати документи різних форматів.
Абонентські шафи (шафи касирів, поштові скриньки) широко застосовуються в банках та відділеннях банків для зберігання платіжних документів, у відділеннях поштового зв ’ язку і під'їздах житлових будинків - для розкладання кореспонденції.
Вогнестійкі (пожежостійкі) шафи, шафи файлові вогнестійкіпризначені для забезпечення схоронності документів і цінностей у разі виникнення пожежі. Вогнестійкість - клас 30Б (30 хв.) Відкривання дверей на 180 градусів. Тристороння система запирання. Поставляються як з ключовими, так і з електронними кодовими замками.
Магазин шаф в Києві. Шафи металеві можна придбати за адресою м. Київ, вул. Дяченко, 20-Б, ТОВ БАНКСПЕЦЗАХИСТ, т. (044)5762434. Доставка сейфів по Києву і Україні.
Пошукові терміни:
Шафи металеві, шафи бухгалтерські, шафи металеві бухгалтерські, шафи металеві київ, шафа для документів, шафи металеві, шафи металеві для переодягання, шафи архівні, шафи для одягу, шафи металеві для папок, картотечні шафи металеві, абонентські шафи металеві, шафи серверні, шафи бухгалтерські, шафи файлові, шафи архівні, шафи для архіву.
Абонентські шафи (шафи касирів, поштові скриньки) широко застосовуються в банках та відділеннях банків для зберігання платіжних документів, у відділеннях поштового зв ’ язку і під'їздах житлових будинків - для розкладання кореспонденції.
Вогнестійкі (пожежостійкі) шафи призначені для забезпечення схоронності документів і цінностей у разі виникнення пожежі. Вогнестійкість - клас 30Б (30 хв.) Відкривання дверей на 180 градусів. Тристороння система запирання. Поставляються як з ключовими, так і з електронними кодовими замками.
Магазин шаф в Києві. Шафи металеві можна придбати за адресою м. Київ, вул. Дяченко, 20-Б, ТОВ БАНКСПЕЦЗАХИСТ, т. (044)5762434.
Металеві шафи для документів
Эпиграф:
« Пусть книжный червь — жилец резного шкафа —
В поэзии узоры прогрызет,
Но, уважая вкус владельца-графа,
Пусть пощадит тисненый переплет!».
Перше знайомство
Шафи металеві для документів, шафи архівні, шафи канцелярські – як тільки їх не називають. Інтернет сповнений реклами цих продуктів. Але коли справа доходить до необхідності вибору конкретної моделі, багато хто стикається з відсутністю алгоритму. Завжди простіше прийняти рішення, якщо існують чіткі нормативні вимоги до конструкції виробу і правилам їх експлуатації.
Нормативна база для використання шаф для документів
В даний час в Україні немає загальнодержавної нормативної (крім архівів), яка визначає правила зберігання документів. Деякі міністерства розробили власні відомчі вимоги. Наприклад, Міністерство юстиції видало Наказ №1000/5 от 18.06.2015 «Про затвердження правил діловодства…», а Положення №88 Міністерства фінансів України визначає порядок зберігання первинних бухгалтерських документів. В обох випадках інформація на тему, що нас цікавить, обмежується вимогою про те, що перед передачею в архіви компанії документи повинні зберігатися вертикально в шафах, які закриваються, а форми суворої звітності - в сейфах, металевих шафах або спеціалізованих приміщеннях, що забезпечують їх безпеку. При цьому, незважаючи на розпливчастість вимог, відповідальність за збереження документів покладена на керівника підрозділу (підприємства).
Зрозуміло, що нормативна база Мінфіну та Мінюсту має відомствений, а не загальнодержавний характер.
З вищесказаного слідують прості висновки – загальнодержавні вимоги до зберігання документів поза архівами відсутні, а відповідальність за втрату – є. Тому найкраще, що може зробити кожна компанія – це розробити власну позицію щодо захисту документів і затвердити її наказом керівника. Для того, щоб зробити цю роботу вірно, постараємося разом розібратися з особливостями конструкцій шаф та їх технічними характеристиками. Почнемо з класифікації виробів.
Класифікація шаф для документів
1. Виходячи з протипожежних характеристик, шафи для документів можна умовно розділити на три групи:
- шафи з матеріалів, що підтримують горіння (ДСП, МДФ);
- шафи з матеріалів, що не підтримують горіння (шафи металеві);
- вогнестійкі шафи (в разі пожежі забезпечують регламентований проміжок часу, протягом якого температура всередині шафи не перевищує граничного значення (для паперу - 170°С).
З нашого досвіду, більшість підприємств для зберігання паперових документів вибирають останні дві групи з вищевказаної кваліфікації. Використання шаф з матеріалів, що підтримують горіння, створює додаткові ризики і посилює відповідальність керівника.
Між металевими та вогнетривкими шафами є серйозна відмінність – перші не горять самі (іноді їх називають вогнестійкими) і цей факт не потребує ніякого підтвердження , другі зберігають вміст від небезпечних факторів пожежі і це може бути підтверджено тільки результатами відповідних випробувань. Розглянемо цю тезу більш детально:
- металеві шафи для документів, незалежно від їх зламостійких характеристик є вогнетривкими. Для їх виготовлення часто використовують листову сталь товщиною 0,5 - 0,8 мм. В цьому випадку вони легкі і не дорогі.
- вогнестійкі шафи, щоб підтвердити свої характеристики, обов'язково проходять ряд випробувань. В тому числі – їх нагрівають за температурним графіком пожежі та визначають, на протязі якого часу температура всередині шафи не перевищує поріг пошкодження вмісту (для паперів це 170°С). За результатами випробувань їм присвоюється певний клас вогнестійкості. Ця інформація обов'язково зазначається в паспорті, на табличці виробу та сертифікаті відповідності (декларації виробника). В Україні порядок випробувань і присвоєння класів вогнестійкості металевих шаф регулюється Європейським стандартом EN 15659 «Засоби безпечного зберігання. Класифікація та методи випробування на вогнетривкість. Засоби з обмеженою вогнезахисною здатністю для безпечного зберігання паперів».
2. Виходячи з зламостійких характеристик, металеві шафи для документів можно розділити на дві групи:
- металеві шафи без регламентованих зламостійких властивостей (самі дешеві);
- взломостійкі металеві шафи.
Ззламостійкі шафи, для підтвердження свої характеристик, обов’язково проходять ряд випробувань, за результатами яких їм присвоюють клас S1 або S2. Ця інформація обов'язково зазначається в паспорті, на табличці виробу та сертифікаті відповідності (декларації виробника). В Україні порядок випробувань та привласнення класів до злому металевих шаф регулюється Європейським стандартом EN 14450:2019 «Засоби безпечного зберігання. Вимоги, класифікація та методи випробування на тривкість до зламування. Шафи для безпечного зберігання».
3. Шафи вогнезламостійкі. Поєднують в собі характеристики вогнстійких та зламостійких шаф. Повинні відповідати умовам, що викладені в пунктах 1 та 2.
4. Виходячи з специфічних конструктивних особливостей, що визначають зручність використання для конкретних умов експлуатації, металеві шафи для документів можна розділити:
За конструкцією дверей:
- шафи металеві з розпашними дверями;
- шафи металеві з розсувними та ролетними дверями;
- шафи металеві з висувними ящиками.
За кількістю секцій:
- односекційні металеві шафи;
- багатосекційні металеві шафи;
За методом збирання:
-збірно-розбірні (зручно транспортувати);
- суцільнозварні (більш міцні);
По способу зберігання документів:
- на полицях;
- в підвісних файлових папках.
Про останній вид канцелярських шаф потрібно сказати окремо. Їх ще називають файловими або картотечними шафами. Найчастіше вони складаються з декількох (від 2 до 7) ящиків, які замикають одним центральним замком. Розмір ящиків може бути від найменшого для документів A5-A6 (в тому числі використовується для зберігання трудових книжок), до найбільшого - формату А0 (їх ще називають маперами). Найчастіше використовуються файли A4.
Окремим дуже важливим варіантом файлових шаф є вогнестійкі картотеки.
Зберігання документів в підвісних файлових папках суттєво зекономлює час на пошук необхідних документів. До файлових папок прикріплюються пластикові каталогозатори. Вони розташовуються з зміщенням один до одного, тому будь-який документ знаходиться з одного погляду.
Як не помилитися при покупці металевих шаф
Незалежно від місця використання - офісу компанії, банку, нотаріальної або адвокатської контори, перше і найголовніше при виборі - відповідність металевих шаф своєму призначенню і безпеці їх використання. Якщо конкретна організація знаходиться в межах відомства нормативної бази для зберігання документів, в першу чергу необхідно робити свій вибір на основі його вимог. У всіх інших випадках можна звернутися до вищевказаної класифікації металевих шаф і, виходячи з неї, купити необхідний товар.
На що ще варто звернути увагу? Звичайно, чи відповідають металеві меблі санітарно-гігієнічним вимогам до умов їх експлуатації. Поверхня цих виробів повинна бути стійкою до миття, впливу денного світла і легко очищатися від пилу. Полімерне порошкове покриття повністю відповідає цим вимогам. Порошкове полімерне покриття - дуже поширений метод декоративної обробки металевих меблів всіх цілей - медичних, офісних, банківських та ін., який замінив традиційне лакофарбове покриття і значно перевершив його за основними споживчими властивостями - гігієнічністю, стійкістю до механічних пошкоджень, естетикою, економічністю. Полімерний порошок наноситься на металеву поверхню в електростатичному полі за допомогою спеціального обладнання і злегка прилипає до нього. Потім виріб поміщають в камеру, де при високій температурі (близько 200 °С) порошок зпікається з металевою поверхнею з утворенням дуже міцної плівки. Якість покриття сильно залежить від способу підготовки металу до покриття - метал необхідно очистити від будь-яких ознак корозії, знежирити, і, що дуже важливо, має бути фосфатованим. Процес фосфатування - це хімічний процес, під час якого на сталі утворюються фосфатна плівка на сталі, яка служить антикорозійною основою для подальшого порошкового покриття. Такий технологічний ланцюжок може використовуватися тільки потужними підприємствами, такими як, торгових марок Практик и HILFE. Саме тому металеві меблі в їх виконанні внесені в «Реєстр осіб відповідальних за введення медичних виробів, активних медичних виробів, які імплантують, та медичних виробів для діагностики in vitro в обіг» Державної служби України з лікарських засобів та контролю за наркотиками».
Особливості конструкції металевих шаф для документів
Інші конструктивні особливості металевих шаф, на які слід звернути увагу перед покупкою, такі ж, як і для інших видів металевих меблів:
- жорсткість конструкції;
- простота складання без спеціального інструменту;
- відповідність конструкції металевих шаф місцю та способу експлуатації;
- оптимальне корисне навантаження;
- відповідний тип замків.
Типи використовуваних замків
Найпоширенішим типом замків, що використовуються для замикання металевих шаф, є ключові замки. Зазвичай вони не мають Обычно они не имеют высокой секретності, але за принципом розумної достатності, забезпечують контроль доступу до вмісту шафи. Винятком з цього правила можуть слугувати зламостійкі шафи, на яких встановлюються замки високої секретності, що відповідають вимогам стандарту EN 1300.
Виходячи зі зручності експлуатації в конкретних умовах, металеві шафи можуть бути оснащені механічні кодові замки, електроні кодові замки або біометричні. Природно, це робить продукт дорожчим. Замки можуть замикати металеву шафу за допомогою свого запорного механізму або блокувати незалежну ригельну систему.
Металеві шафи та сейфи для бланків суворої звітності
Особливу увагу слід приділити питанню сейфів і металевих шаф для бланків суворої звітності. Частина цього питання вже була висвітлена раніше, але з огляду на її важливість, давайте уважніше розглянемо. Зламостійкість – це не той параметр, який можно визначити на око. Ні товщина стінок, ні діаметр ригелів замкових механізмів не можуть однозначно сказати про захисні характеристики виробу. Є тільки один спосіб об'єктивно їх ідентифікувати - провести випробування шляхом злому і підтвердити їх результати сертифікатом відповідності.
На сьогоднішній день в Україні діють два Європейські стандарти по зламостійкості:
- EN 1143-1:2019 «Засоби безпечного зберігання. Сховища, двері сховищ, сейфи та АТМ сейфи. Вимоги, класифікація та методи випробування на тривкість до зламування.»
- EN 14450:2019 «Засоби безпечного зберігання. Вимоги, класифікація та методи випробування на тривкість до зламування. Шафи для безпечного зберігання.»
Перший стандарт визначає вимоги до випробувань сейфів, другий – до шаф. За результатами випробувань виробам присвоюється відповідний клас опору злому. Чим вище клас, тим вище захисні характеристики. Бажаючі дізнатися більше про те, як проводяться випробування, які інструменти використовуються для злому, скільки часу потрібно, щоб зломати сейф або металеву шафу та ін., можна за посиланням на статтю "Як вибрати сейф? Обираємо сейф разом». Тепер важливо пам'ятати головне для покупця - сертифіковані сейфи і металеві шафи обов'язково мають маркувальну пластину (зазвичай з внутрішньої сторони дверей), в якій вказується виробник, клас виробу, стандарт, за яким проводилися випробування і дата виготовлення. Прекрасним прикладом якісної продукції такого призначення є металеві шафи і сейфи виробництва Болгарії VALBERG.
Зберігання електронних носіїв інформації
Для зберігання електронних носіїв інформації використовують сейфи (шафи), які одночасно захищають від трьох видів впливу – злому, високих температур при пожежі та електромагнітного випромінювання. Протидія злому та високій температурі при пожежі вже розглядалася в цій статті. Відмінності включають в себе той факт, що вимоги до класу вогнестійких шаф для зберігання електронних носіїв значно вище, ніж при зберіганні паперових документів - в разі пожежі температура в середині шафи не повинна перевищувати 70°С.
Захист від електромагнітного випромінювання має на увазі перетворення шафи в клітку Фарадея - закриту металеву струмопровідну оболонку. Для створення цього контуру використовуються металеві ущільнення для забезпечення низьковольтного контакту між корпусом та дверима. Швидкість ослаблення електромагнітного поля в заданому діапазоні частот визначається тестуванням кожного продукту перед його доставкою. Результати тестування фіксуються в паспорті, який додається до протоколу випробувань . Цій складній темі присвячена окрема стаття (натисніть на посилання - Екрановані сейфи). Тепер обмежимося лише згадкою про існування шаф для зберігання електронних носіїв. Це дорогі вироби. Але як то кажуть – вони варті своїх грошей.
Висновки
Найнадійнішим рішенням для зберігання паперових документів є вогнестійкі та зламостійкі шафи. Але, якщо бюджет не дозволяє купити виріб з перевіреними захисними характеристиками, недорога металева шафа для документів набагато краще впорається з завданням ніж шафи з ДСП або МДФ.
Автор:
Генеральний директор ТОВ "БАНКСПЕЦЗАХИСТ"
Фрідлянд Сергій Михайлович